Fundacja rodzinna: struktura, rola zarządu i możliwość zmiany po utworzeniu

Fundacja rodzinna to nowa osoba prawna. W swojej strukturze przypomina jednak nieco spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Aby dowiedzieć się jak zorganizowana jest polska fundacja rodzinna, przeczytaj nasz artykuł.

Struktura fundacji rodzinnej

Fundacją rodzinną kierują jej organy, działające na podstawie ustawy o fundacji rodzinnej oraz statutu konkretnej fundacji. Te organy to: zarząd, zgromadzenie beneficjentów i w określonych przypadkach rada nadzorcza. Zakres ich działalności jest różny, co opiszemy w niniejszym artykule.

O ile statut nie stanowi inaczej, uchwały organów fundacji rodzinnej zapadają bezwzględną większością głosów, a każdemu członkowi przysługuje jeden głos. Głosowania są co do zasady jawne, z możliwością zarządzenia głosowania tajnego na żądanie członka organu. Głosowania natomiast muszą być tajne w sprawach: odwołania członków organów, pociągnięcia ich do odpowiedzialności i w innych sprawach osobowych.

Struktura fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna działa na podstawie statutu fundacji (a także regulaminów), które to ustala fundator. W związku z tym ma on niemal nieograniczoną swobodę w zakresie ustalenia zasad działania fundacji , a organy jedynie wykonują jego wolę. Ponadto sam fundator może zostać członkiem zarządu i osobiście sprawować pieczę nad działalnością fundacji rodzinnej.

Warto zwrócić uwagę na możliwość uregulowania w statucie podstaw dotyczących przekazania kompetencji fundatora. Statut fundacji może bowiem przewidywać, że w razie śmierci fundatora na jego miejsce wstąpi osoba uprzednio przez niego wyznaczona lub jego spadkobierca. Statut może również upoważnić pozostałe organy fundacji rodzinnej do podjęcia odpowiednich zmian statutu w sytuacji, kiedy fundator nie będzie mógł wykonać swoich uprawnień. Wprowadzenie takich postanowień pozwoli na uniknięcie paraliżu decyzyjnego w fundacji rodzinnej i umożliwi płynną sukcesję.

Rola zarządu w fundacji rodzinnej

Zarząd to główny organ fundacji rodzinnej – to on jest odpowiedzialny za realizację statutowych celów fundacji rodzinnej oraz odpowiednie gospodarowanie składnikami majątku fundacji rodzinnej – powinien m. in. podejmować czynności związane z zapewnieniem jej płynności finansowej i wypłacalności.

Zarząd ponadto prowadzi sprawy fundacji rodzinnej oraz reprezentuje ją w obrocie gospodarczym. Zarząd ma także zadania „wewnętrzne”, skupione na beneficjentach fundacji rodzinnej. Tworzy, prowadzi i aktualizuje listę beneficjentów (czyli dokument, który wskazuje kto aktualnie jest beneficjentem fundacji i jakie posiada w związku z tym uprawnienia), informuje beneficjenta o przysługujących mu świadczeniach oraz spełnia te świadczenia na rzecz beneficjenta fundacji rodzinnej.

Stwierdzenie, że „zarząd reprezentuje fundację rodzinną” może przykładowo oznaczać, że zarząd fundacji rodzinnej występuje na zgromadzeniach wspólników spółek, które zostały wniesione do fundacji rodzinnej i wykonuje prawa wynikające z udziałów.

Do obowiązków zarządu należy szeroko rozumiane prowadzenie spraw fundacji. Zarząd odpowiada za prowadzenie działalności gospodarczej fundacji rodzinnej i spełnianie świadczenia przysługującego beneficjentowi fundacji rodzinnej na zasadach wynikających ze statutu fundacji rodzinnej. W tym zakresie zarząd wyznacza więc kierunki inwestowania majątku fundacji rodzinnej i odpowiada za spełnianie świadczeń przysługujących beneficjentowi lub beneficjentom fundacji.

Ustawa o fundacji rodzinnej przewiduje także zbliżone zasady dotyczące funkcjonowania zarządu do znanych dotychczas w prawie spółek. Na przykład zarząd może wytoczyć przeciwko fundacji powództwo o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały jej organów sprzecznej z jej statutem, celem lub z ustawą.

Jak działa zarząd w fundacji rodzinnej?

Członkowie zarządu są powoływani i odwoływani przez fundatora, a po jego śmierci – przez radę nadzorczą. W przypadku gdy nie ustanowiono rady nadzorczej, członków zarządu powołuje zgromadzenie beneficjentów. Oczywiście tę kwestie można uregulować odmiennie w statucie fundacji rodzinnej. Warto pamiętać, że osoba powołana musi wyrazić zgodę na pełnienie funkcji członka zarządu, w formie pisemnej.

Informacja na temat składu zarządu podlega wpisowi do rejestru fundacji rodzinnych.

Ustawa o fundacji rodzinnej wskazuje, że kadencja członka zarządu trwa trzy lata obrotowe. Jednak i tutaj statut może odmiennie określić okres sprawowania funkcji w organie. Członka zarządu można powoływać na kolejne kadencje. Zarząd może być organem jednoosobowym lub wieloosobowym.

Zarząd podejmuje decyzje bezwzględną większością głosów. Same odbywają się z reguły w siedzibie fundacji rodzinnej. Posiedzenia mogą odbywać się również zdalnie.

Zarząd podejmuje decyzje zgodnie z porządkiem obrad posiedzenia zarządu. Można jednak rozszerzyć obrady zarządu o inne uchwały, jeśli żaden z członków zarządu się temu nie sprzeciwi. Uchwały są ważne, jeśli zapadły bezwzględną większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków organów fundacji rodzinnej. Co istotne, statut fundacji rodzinnej może inaczej uregulować kwestię kworum i wskazać przykładowo, że w posiedzeniach zarządu muszą uczestniczyć wszyscy członkowie, aby podjęte uchwały były wiążące. Takie kworum będzie stanowić gwarancję, że żadne istotne decyzje nie zapadną w nieobecność jednego z członków zarządu.

Zdobądź największe kompendium wiedzy i wykorzystaj je w praktyce! Niemal 333 pytań i odpowiedzi na temat sukcesji w prywatnej firmie

Czy konieczne jest zatrudnienie profesjonalnego zarządu czy można zarządzać samodzielnie?

Ustawa o fundacji rodzinnej nie wymaga od członków zarządu posiadania żadnych szczególnych kwalifikacji do pełnienia funkcji. Wystarczy, aby powołana osoba posiadała pełną zdolność do czynności prawnych, tj. była pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona (choćby częściowo). Wobec tego członkiem zarządu może być fundator lub każdy pełnoletni beneficjent. Nie trzeba w tym zakresie zatrudniać profesjonalnego dyrektora. Oczywiście funkcję mogą pełnić także osoby niespokrewnione z fundatorem.

Należy jednak pamiętać, że członek zarządu przy wykonywaniu swoich obowiązków musi dokładać należytej staranności oraz postępować w sposób lojalny wobec fundacji rodzinnej. Dodatkowo członek zarządu jest obowiązany do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją, w szczególności w zakresie danych osobowych beneficjentów fundacji. Ten obowiązek nie ustaje nawet po wygaśnięciu mandatu członka zarządu. Wobec tego członkiem zarządu nie musi być profesjonalista, ale należy pamiętać, że każdą osobę pełniącą funkcję w organie fundacji rodzinnej obowiązują te same zasady odpowiedzialności, wynikające z ustawy o fundacji rodzinnej.

Rola rady nadzorczej w fundacji rodzinnej

W ramach fundacji rodzinnej organem nadzoru jest rada nadzorcza. Obowiązek powołania rady nadzorczej powstaje, gdy liczba beneficjentów przekroczy 25 osób. W innych sytuacjach powołanie rady nadzorczej jest zależne od woli fundatora. Członkiem rady nadzorczej może być fundator czy beneficjent, a także inne osoby niespokrewnione. Beneficjenci sprawujący funkcję w organach fundacji rodzinnej są zobowiązani do przestrzegania statutu oraz uwzględniania woli fundatora w takim samym stopniu jak członkowie tych organów, którzy nie mają praw beneficjenta. Przy czym istnieje zakaz jednoczesnego zasiadania w zarządzie oraz w radzie nadzorczej.

Informacja na temat składu rady nadzorczej podlega wpisowi do rejestru fundacji rodzinnych.

Zadaniem rady nadzorczej jest kontrola zarządu w zakresie przestrzegania prawa i postanowień zawartych w statucie.

Kwestie działalności rady nadzorczej i sposobu podejmowania uchwał są uregulowane analogicznie do reguł obowiązujących zarząd fundacji rodzinnej, z tym wyjątkiem, że kadencja członka rady nadzorczej ustawowo trwa 5 lat. Jednak i tutaj tę kwestię można uregulować odmiennie, zawierając odpowiednie postanowienia w statucie fundacji rodzinnej. Członków rady nadzorczej powołuje i odwołuje fundator, a po jego śmierci – zgromadzenie beneficjentów.

Przykład

Jan Kowalski założył fundację rodzinną i wraz ze swoją żoną został beneficjentem fundacji rodzinnej. Po kilku latach ustanowił beneficjentami swoje dzieci oraz wnuki i zastrzegł w statucie, że tytuł beneficjenta będzie przysługiwał każdemu z jego zstępnych – obecnych, jak i przyszłych. W miarę upływu czasu przybywała liczba członków rodziny, a co za tym idzie – powiększało się grono beneficjentów fundacji rodzinnej. W pewnym momencie liczba beneficjentów przekroczyła 25 osób, w związku z czym powstała konieczność ustanowienia rady nadzorczej. To zdarzenie nastąpiło już po śmierci fundatora, w związku z czym ten organ został ustanowiony przez zgromadzenie beneficjentów.

Zgromadzenie beneficjentów

Zgromadzenie beneficjentów jest organem o charakterze pomocniczym i uzupełniającym. Zgromadzenie beneficjentów powinno być zwoływane w przypadku wystąpienia okoliczności faktycznych wymagających podjęcia decyzji przez beneficjentów – w konkretnych, ściśle określonych w ustawie bądź statucie sprawach. Warto zwrócić uwagę, że zgromadzenie beneficjentów przejmuje część kompetencji fundatora po jego śmierci. Zadaniem zgromadzenia beneficjentów może być w szczególności wybieranie składu poszczególnych organów i zatwierdzanie sprawozdania finansowego oraz wybór audytora. Jeżeli w fundacji rodzinnej ustanowiono radę nadzorczą, członków tego organu po śmierci fundatora powołuje zgromadzenie beneficjentów. W zgromadzeniu beneficjentów może wziąć udział każdy beneficjent fundacji, któremu w statucie przyznano uprawnienie do uczestnictwa w nim. Decyzja w tym zakresie zależy od fundatora.

Niezależnie od uprawnienia do uczestniczenia w zgromadzeniu beneficjentów, beneficjentowi przysługuje prawo wglądu do dokumentów fundacji, w szczególności statutu oraz uzyskania informacji o działalności fundacji rodzinnej. Beneficjent może przeglądać dokumenty, sprawozdania finansowe i księgi rachunkowe, sporządzać z nich odpisy, żądać wyjaśnień od zarządu, osobiście lub przez upoważnioną przez siebie osobę. Wyłączenie z tego uprawnienia dotyczy dokumentów i informacji, których jawność została zastrzeżona przez fundatora.

Beneficjenci fundacji rodzinnej, którzy są fundatorami lub należą do 0 grupy podatkowej są zwolnieni z PIT od świadczenia otrzymanego od fundacji rodzinnej wypłaconego na podstawie jej statutu. Jednocześnie beneficjenci zaliczani do I grupy podlegają obniżonej stawce 10% PIT. Najmniej korzystnie opodatkowana jest dalsza rodzina fundatora – beneficjenci z II grupy podatkowej otrzymujący świadczenia zapłacą bowiem PIT według stawki wynoszącej aż 15%.

Zmiana struktury fundacji rodzinnej po jej utworzeniu

O strukturze fundacji rodzinnej decyduje fundator, wprowadzając odpowiednie postanowienia do statutu fundacji rodzinnej i powołując właściwe osoby do organów fundacji. Jednak w toku funkcjonowania fundacji może się okazać, że potrzebne są zmiany.

Organy fundacji rodzinnej powołuje i odwołuje fundator – w związku z tym ma on bezpośredni wpływ na skład zarządu czy rady nadzorczej i może go w każdej chwili zmienić. Co więcej sam fundator może zasiadać w składzie organów. Kwestię zmiany struktury fundacji rodzinnej można szczegółowo uregulować w statucie – np. przyznając kompetencję do zmian od razu zgromadzeniu beneficjentów lub wskazując sytuacje, w których zmiana ma nastąpić (np. zagrożenie wypłacalności fundacji rodzinnej).

Warto przy tym zaznaczyć, że przepisy ustawy o fundacji rodzinnej nie przewidują ustawowej procedury zmiany statutu. Tym samym należy założyć, że jest to uzależnione wyłącznie od woli fundatora i postanowień statutu fundacji rodzinnej.

Zasady zmiany statutu należy uregulować zatem tak, aby w żadnym wypadku nie doszło do „zablokowania” procedury zmiany, np. poprzez brak organu uprawnionego do ich dokonywania. Przykładowo, kompetencje w zakresie zmiany statutu można przyznać fundatorowi ze wskazaniem, na który organ one przechodzą w przypadku śmierci fundatora. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby w przypadku organów wieloosobowych w statucie zawrzeć wymogi co do konieczności uzyskania określonej większości głosów w celu podjęcia uchwały o zmianie statutu.

Czy można dodać lub usunąć beneficjentów fundacji rodzinnej?

Status beneficjenta jest przyznawany określonym osobom na podstawie statutu fundacji rodzinnej. W związku z tym należy wskazać, że w określonych przypadkach można pozbawić kogoś statusu beneficjenta lub przyznać go innej osobie. Najpierw trzeba jednak upewnić się, że statut fundacji rodzinnej tego nie zakazuje – wynika to z faktu, że fundator może postanowić, że niektóre postanowienia statutu pozostaną niezmienne. Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę jest wymagana większość i kworum potrzebne do podjęcia uchwały. Przykładowo w statucie może znaleźć się wymóg jednomyślności do zmiany statutu w zakresie beneficjentów – w takim przypadku tylko jedna osoba wystarczy do zablokowania zmiany składu beneficjentów.

Zrzeczenie się uprawnień przez beneficjenta

Inną możliwością zmiany struktury fundacji rodzinnej jest zrzeczenie się uprawnień przez beneficjenta. To jednak uprawnienie należące ściśle do beneficjenta i nikt inny nie może wpłynąć na tę decyzję. Zasady zrzeczenia się uprawnień przez beneficjenta muszą być szczegółowo określone w statucie fundacji rodzinnej.

Ta czynność wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Beneficjent może przy tym zrzec się zarówno części, jak i wszystkich praw, które mu przysługują. W drugim przypadku jest to równoznaczne z utratą statusu beneficjenta fundacji rodzinnej.

W zakresie szczegółowego trybu zrzeczenia się uprawnień w statucie można przykładowo określić, jakiemu organowi beneficjent musi przedłożyć oświadczenie o zrzeczeniu się swoich praw, w jakim terminie takie zrzeczenie staje się skuteczne czy z jakim wyprzedzeniem należy takie oświadczenie przedłożyć.

Warto jednak zaznaczyć, że są nie ma możliwości zbycia praw i obowiązków beneficjenta na rzecz innej osoby – nie można sprzedać ani darować tych uprawnień.

Czy można zmienić fundatora?

Status fundatora jest niezbywalny, w związku z tym nie można w żaden sposób zmienić fundatora danej fundacji rodzinnej. Ustanawiając statut, można natomiast powierzyć wykonywanie uprawnień fundatora innej osobie. W takiej sytuacji fundator przekazuje pieczę nad fundacją rodzinną swoim następcom. Stanowi to również dobre zabezpieczenie na wypadek śmierci fundatora – na żadnym etapie nie dojdzie do paraliżu decyzyjnego związanego z brakiem organu kompetentnego do podejmowania decyzji.

Krzysztof Binkowski