Zasady księgowości w fundacji rodzinnej

Fundacje rodzinne są coraz popularniejszym sposobem zarządzania majątkiem i dziedziczeniem wartości przez kolejne pokolenia. Jednak, tak jak w przypadku każdej organizacji, rachunkowość odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu transparentnego i skutecznego zarządzania finansami.

Podstawowe reguły księgowości w fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna jest rozliczana na tzw. pełnej rachunkowości. Jest także opodatkowana podatkiem CIT oraz jest płatnikiem podatku PIT.

Podstawą rachunkowości fundacji rodzinnych jest system podwójnej księgowości, który umożliwia rejestracje i monitorowanie wszystkich transakcji.

Głównym celem  jest śledzenie i utrzymanie dokładnych zapisów dotyczących przychodów, wydatków i aktywów fundacji. W celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości, istotne jest przestrzeganie standardów rachunkowości i raportowania, które są powszechnie akceptowane i stosowane w Polsce.

Rachunkowość w fundacji rodzinnej prowadzącej działalność gospodarczą

Zasady funkcjonowania nowego podmiotu w polskim systemie prawnym wynikają z ustawy o fundacji rodzinnej. Wprowadzenie tej instytucji miało za zadanie wspomóc przedsiębiorczość rodzinną i wzmocnić prawną regulację procesów sukcesyjnych.

Fundacja rodzinna ma być rozwiązaniem organizacyjno-prawnym służącym przede wszystkim do gromadzenia rodzinnego majątku i zabezpieczenia go. Sama fundacja rodzinna nie ma na celu prowadzenia i rozwijania działalności gospodarczej – tym zajmują się spółki rodzinne, których udziały posiada fundacja rodzinna. Dzięki zyskom wypłacanym z firmy rodzinnej fundacja może zaspokajać potrzeby beneficjentów. W tym celu fundacja dokonuje wypłaty świadczenia na rzecz beneficjentów.

Jednak i sama fundacja może zajmować się prowadzeniem działalności gospodarczej w interesie beneficjentów – ale w ograniczonym zakresie wskazanym w ustawie.

Więcej o organizacji fundacji rodzinnej piszemy w artykule: Fundacja rodzinna – nowe narzędzie sukcesji i ochrony majątku w Polsce

Klasyfikacja przychodów w fundacji rodzinnej prowadzącej działalność gospodarczą

Obsługę księgową fundacji rodzinnej należy rozpocząć od stworzenia planu rachunkowości, który uwzględni specyficzne cele fundacji rodzinnej oraz przepisy prawne dotyczące jej funkcjonowania.

Plan ten powinien określać, jakie konta księgowe będą używane w celu zapisu poszczególnych transakcji finansowych. Ponadto warto zatrudnić specjalistę z zakresu rachunkowości, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie raportów finansowych.

Sprawozdania finansowe są nieodłącznym elementem rachunkowości fundacji rodzinnych. Obejmują one bilans, rachunek zysków i strat a także informacje dodatkowe, takie jak przepływy pieniężne i zmiany w kapitale własnym.

Ważnym aspektem rachunkowości fundacji rodzinnych jest regularne monitorowanie i analiza danych finansowych. Raporty finansowe powinny być regularnie sporządzane i przedstawiane zarządowi fundacji rodzinne, aby zapewnić pełne zrozumienie sytuacji finansowej i umożliwić podejmowanie trafnych decyzji.

Analiza tych danych może również służyć jako narzędzie do identyfikacji obszarów, w których można poprawić efektywność finansową fundacji.

Podatki fundacji rodzinnej

Rachunkowość prowadzona w ramach fundacji rodzinnej musi uwzględniać również aspekty podatkowe.

Fundacje rodzinne są co do zasady zwolnione z obowiązku zapłaty podatku dochodowego w toku bieżącej działalności i płacą podatek CIT według stawki 15% dopiero w momencie wypłaty świadczeń na rzecz beneficjentów. Ustawy przewidują jednak szereg przypadków, w których fundacja rodzinna zapłaci podatki także od bieżących dochodów. Oznacza to więc, że mimo zwolnienia podmiotowego, z którego na gruncie CIT może korzystać fundacja rodzinna, jej księgowość powinna być prowadzona w taki sposób, by możliwe było rozliczenie podatku, jeśli wystąpią sytuacje, w których skorzystanie z wspomnianego zwolnienia nie będzie możliwe.

Przykładowo, prowadzenie przez fundację działalności produkcyjnej i uzyskiwanie z tego tytułu przychodów, wiąże się z ich opodatkowaniem po stronie fundacji stawką 25% CIT (działalność taka, nie mieści się bowiem w dozwolonym katalogu wynikającym z ustawy o fundacji rodzinnej). Jednocześnie jednak, fundacja jest wówczas uprawniona do rozpoznania kosztów podatkowych. Tym samym istotne jest więc wprowadzenie w planie kont odpowiednich kont analitycznych, pozwalających na rozliczanie przychodów i kosztów z tytułu działalności fundacji wykraczającej poza ustawowy katalog. Konta analityczne powinny być również prowadzone dla tzw. ukrytych zysków (tj. świadczeń na rzecz fundatora, beneficjentów i podmiotów z nimi powiązanych), od których również fundacja będzie musiała zapłacić 25% CIT.

Plan kont, obowiązujący w fundacji rodzinnej powinien także oczywiście uwzględniać odpowiednie konta analityczne dla regularnej działalności fundacji, w tym w szczególności w przypadku wypłaty świadczeń na rzecz jej beneficjentów – jest to bowiem moment, który wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie CIT. Ponadto, w przypadku wypłat świadczeń na rzecz beneficjentów fundacja pełni również rolę płatnika podatku PIT.

Mając więc na względzie, że zmiany przepisów podatkowych mogą mieć wpływ na prowadzenie księgowości fundacji rodzinnej, jej zarząd powinien również stale monitorować nowelizacje przepisów dotyczące tych kwestii i być gotowym na dostosowanie polityki rachunkowości do ewentualnych zmian.

Klasyfikacja kosztów w fundacji rodzinnej prowadzącej działalność gospodarczą

Ujmowanie inwestycji przez fundacje rodzinną wymaga zastosowania odpowiednich zasad rachunkowości i zrozumienia celów, dla których fundacja dokonuje inwestycji. Oto kilka punktów, które pomogą w ujmowaniu  inwestycji:

– Wybór odpowiedniej metody wyceny:

Fundacja rodzinna musi zdecydować, czy inwestycje będą ujmowane według metody kosztowej czy wartości godziwej. Metoda kosztowa polega na ujmowaniu inwestycji po kosztach ich nabycia, z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych lub deprecjacji. Natomiast metoda wartości godziwej polega na ujmowaniu inwestycji po bieżącej wartości na rynku.

– Kategorie inwestycji:

Fundacja rodzinna powinna również określić, w jakich kategoriach będą ujmowane jej inwestycje. Mogą to być na przykład nieruchomości, akcje, obligacje czy fundusze inwestycyjne. Każda kategoria może mieć różne zasady ujmowania.

– Uprawnienia do inwestowania:

Fundacja rodzinna musi również uwzględniać jakie inwestycje są dozwolone zgodnie z jej statutem i przepisami prawa.

– Rachunkowość sprawozdań finansowych:

Fundacja rodzinna powinna także odpowiednio uwzględniać inwestycje w swoich sprawozdaniach finansowych.

Ważne jest, aby fundacja rodzinna współpracowała ze swoimi księgowymi lub doradcami finansowymi, aby zapewnić prawidłowe ujmowanie inwestycji zgodnie z przepisami prawa i wymogami rachunkowości. Będą oni w stanie dostosować odpowiednie metody i zasady do indywidualnych potrzeb fundacji rodzinnej.

Uproszczenia w wycenie i sporządzaniu sprawozdań finansowych

– Uproszczona wycena aktywów:

Fundacje rodzinne mogą zastosować uproszczone metody wyceny swoich aktywów, takich jak metoda kosztowa.

– Systematyczne audyty

Regularne audyty finansowe mogą pomóc w uproszczeniu procesu sporządzania sprawozdań finansowych poprzez zapewnienia prawidłowości i dokładności informacji. Audyty mogą również zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnienia i ułatwienia w przyszłości.

Ścisła dokumentacja i ewidencja transakcji finansowych w fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna to nowa osoba prawna, powoływana do życia przez fundatora, który przenosi na nią składniki swojego majątku (o wartości co najmniej 100 tys. zł). Co istotne, fundator nie obejmuje w zamian żadnych udziałów w fundacji rodzinnej. Tytułem do korzystania z majątku fundacji rodzinnej jest status beneficjenta, który przyznaje fundator, zawierając odpowiednie postanowienia w statucie fundacji rodzinnej. Sam fundator również może objąć status beneficjenta i czerpać korzyści z majątku fundacji rodzinnej. Warto pamiętać, że beneficjentem fundacji rodzinnej może być wyłącznie osoba fizyczna oraz organizacja pozarządowa prowadząca działalność pożytku publicznego.

Fundacja rodzinna uzyskuje osobowość prawną z momentem wpisu do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

Jeśli chcesz dowiedzieć się czy fundacja rodzinna jest dla Ciebie dobrym rozwiązaniem, przeczytaj artykuł Dla kogo fundacja rodzinna?

Jednym z organów fundacji rodzinnej jest zgromadzenie beneficjentów, które tworzą uprawnieni do tego beneficjenci. Kompetencje zgromadzenia beneficjentów w fundacji rodzinnej obejmują m. in.:

– decydowanie o polityce fundacji:

Zgromadzenie beneficjentów ma prawo do podejmowania decyzji dotyczących celów i strategii działania fundacji rodzinnej. Może ustalać priorytety, określać obszary działalności oraz podejmować decyzje dotyczące alokacji środków finansowych;

– wybór zarządu fundacji:

Zgromadzenie beneficjentów może wybierać członków zarządu fundacji. Zarząd jest odpowiedzialny za prowadzenie codziennych spraw fundacji rodzinnej.

Raportowanie i sprawozdawczość w fundacji rodzinnej

W myśl ustawy o fundacji rodzinnej jednym z organów fundacji rodzinnej jest zarząd. Jest on zatem kierownikiem jednostki w świetle przepisów prawa bilansowego i będzie odpowiadał za wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości, a więc w szczególności za:

• przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości,

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

• sporządzanie sprawozdań finansowych,

• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej w ustawie o rachunkowości,

• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych w ustawie o rachunkowości,

Wniesienie funduszu założycielskiego jest czynnością wymaganą przy ustanowieniu fundacji rodzinnej, w którym rodzina lub rodziny przekazują środki finansowe lub rzeczy na poczet prowadzenia działalności przez fundację rodzinną. Fundusz założycielski stanowi kapitał początkowy fundacji rodzinnej i służy do realizacji celów określonych w statucie (tj. dokumencie wymaganym przy założeniu fundacji rodzinnej). Statut może stać się swoistą konstytucją rodziny.

Wniesienie funduszu założycielskiego może odbywać się na różne sposoby.

a) rodzina może m. in. przekazać swój majątek (np. nieruchomości) na rzecz fundacji rodzinnej;

b) kolejny sposób to wniesienie udziałów w spółkach rodzinnych na poczet kapitału założycielskiego;

c) nic nie stoi także na przeszkodzie, aby wnieść same środki pieniężne do fundacji rodzinnej (minimalna kwota to 100 tys. złotych).

Jedną z form wniesienia funduszu założycielskiego jest również wprowadzenie klauzuli zastrzegającej, że część lub całość majątku fundacji może być z tego funduszu. Oznacza to, że fundacja będzie miała prawo do korzystania z pewnej części zysków, które wygeneruje w czasie swojej działalności.

Warto zaznaczyć, ze wniesienie funduszu założycielskiego powinno być odpowiednio zaplanowane i zgodne z obowiązującym prawem. W celu uzyskania pełnej informacji na ten temat, warto skonsultować się prawnikiem specjalizującym się w fundacjach rodzinnych. Również doradca podatkowy z pewnością pomoże zrozumieć podatki dotyczące fundacji rodzinnej.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w fundacji rodzinnej

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje obowiązku otwarcia ksiąg rachunkowych dla fundacji rodzinnej w organizacji, a takowa powstaje z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu.

Samą osobowość prawną fundacja rodzinna nabywa z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Jeśli zostaną dopełnione wszystkie formalności związane z zarejestrowaniem fundacji nie będzie to problem.

Natomiast inaczej wygląda sytuacja, jeśli na etapie rejestracji pojawią się uchybienia. Wynika to z faktu, iż co do zasady księgi rachunkowe są jednocześnie księgami podatkowymi i w oparciu o dane w nich zgromadzone sporządza się nie tylko sprawozdania finansowe, lecz także zeznania i informacje podatkowe. Przepisy ustawy o CIT od 22 maja 2023 r. są stosowane także do fundacji rodzinnych w organizacji. Wobec tego nie jest pewne, jaka ewidencja powinna być prowadzona dla podmiotów w organizacji. Najrozsądniejszym wydaje się dobrowolne wprowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy też zauważyć, iż niezgłoszenie podmiotu do rejestru fundacji rodzinnych w terminie 6 miesięcy od dnia sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu spowoduje że fundacja rodzinna w organizacji z mocy prawa ulegnie rozwiązaniu. Zgodnie z art. 6 ust. 10 ustawy o CIT w takim przypadku fundacja rodzinna w organizacji utraci prawo do zwolnienia z podatku dochodowego. Wtedy będzie zobowiązana do:

1)  złożenia zeznania (albo zeznań) o wysokości osiągniętego dochodu (lub poniesionej straty) obejmujących okres od początku jej powstania do dnia rozwiązania

2)  zapłaty podatku wraz z odsetkami za zwłokę, przy czym odsetki nalicza się od następnego dnia po upływie terminu (to jest po trzecim miesiącu po zakończeniu roku podatkowego), do dnia zapłaty podatku włącznie.

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje ograniczeń w możliwości stosowania uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego. Fundacje rodzinne będą więc mogły przygotowywać je według załącznika dla jednostek mikro lub małych – jeśli oczywiście wypełnią kryteria wskazane w ustawie o rachunkowości.

W przedmiocie sporządzania uproszczonego sprawozdania będzie decydowało zgromadzenie beneficjentów, podejmując stosowną uchwałę. Wydaje się że ze względu na inwestycyjny charakter działalności fundacji rodzinnych wiele z nich będzie spełniać kryteria do stosowania uproszczeń. W tych jednostkach nie będzie zapewne wielu zatrudnionych, a przychody jakie będzie uzyskiwała taka fundacja to przede wszystkim przychody zaliczane do pozostałych operacyjnych i finansowych. A więc te kategorie przychodów, które nie są brane pod uwagę przy ocenie przekroczenia progów, o których mowa w art. 3 ust. 1a czy ust. 1c ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z przyjętymi zapisami w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości fundacja rodzinna będzie też mogła stosować uproszczenia dotyczące ujmowania oraz wyceny aktywów i pasywów. Ze względu na możliwość korzystania ze zwolnienia podmiotowego z podatku CIT w zakresie większości przychodów fundacje nie będą tworzyły rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Analizując możliwe uproszczenia, a przede wszystkim tworząc dokumentację polityki rachunkowości, zarząd fundacji rodzinnej (jako kierownik jednostki) musi pamiętać o tym, iż zgodnie z ustawą, fundacja rodzinną może wykonywać działalność gospodarczą tylko w zakresie:

1)  zbywania mienia, o ile mienie to nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia;

2)  najmu, dzierżawy lub udostępniania mienia do korzystania na innej podstawie;

3)  przystępowania do spółek handlowych, funduszy inwestycyjnych, spółdzielni oraz podmiotów o podobnym charakterze, mających swoją siedzibę w kraju lub za granicą, a także uczestnictwa w tych spółkach, funduszach, spółdzielniach oraz podmiotach;

4)  nabywania i zbywania papierów wartościowych, instrumentów pochodnych i praw o podobnym charakterze;

5)  udzielania pożyczek podmiotom powiązanym, tj. spółkom kapitałowym, w których fundacja rodzinna posiada udziały lub akcje, spółkom osobowym, w których fundacja rodzinna uczestniczy jako wspólnik oraz beneficjentom;

6)  obrotu zagranicznymi środkami płatniczymi należącymi do fundacji rodzinnej w celu dokonywania płatności związanych z działalnością fundacji rodzinnej;

7)  prowadzenia przedsiębiorstwa w ramach gospodarstwa rolnego.

Jeśli zainteresowałeś się fundacją rodzinną i chcesz poznać kolejne zalety fundacji rodzinnej, przeczytaj nasz artykuł Pomoc prawna przy zakładaniu i prowadzeniu fundacji rodzinnej